3e. Bedrijfsvoering

De verdere professionalisering van de informatievoorziening, met de hiervoor meerjarig toegekende middelen, is een belangrijke opgave voor onze organisatie. We zetten stappen die steeds beter aansluiten bij wat er nodig is voor onze stad. Het doel is om structureel te ondersteunen bij het bereiken van de stedelijke opgaven en de dienstverlening aan de inwoners van Eindhoven te verbeteren. We hebben ook te maken met invoering van verschillende wetten die vragen om digitale ondersteuning zoals de Omgevingswet, de WOO (Wet Open Overheid) en de Wet digitale toegankelijkheid. We willen koppelbaar zijn en sluiten aan bij landelijke (verplichte) infrastructuur en systemen zoals Common Ground en de nieuwe Gemeentelijke Gemeenschappelijke Infrastructuur (GGI) en investeren in transformatie naar passende cloudbased oplossingen. Ook bouwen we verder op het fundament van proces- en datamanagement dat vorig jaar is gelegd. We zijn in staat om procesmatig in de diverse ketens (in- en extern) efficiënt samen te werken. Waarbij de planning is dat we deze manier van werken eind 2021 hebben gerealiseerd. Door de coronacrisis is bovendien het digitaal samenwerken in een stroomversnelling geraakt. Daardoor ontstaan naar verwachting meer mogelijkheden om digitaal samen te werken, binnen de organisatie en met onze partners. Het vastleggen van processen en het inzichtelijk hebben van het applicatielandschap maakt het mogelijk om voor meerdere processen te komen tot beschikbare, koppelbare en integere data. Hierdoor zijn we steeds beter in staat ons bestuur, de burger en de organisatie te ondersteunen met de juiste informatie. Voorbeelden zijn het veiligheidsinformatieknooppunt en gebieds- en buurtanalyses. Digitale mogelijkheden brengen natuurlijk ook risico’s met zich mee. Vanuit informatiebeveiliging en privacy voldoen we aan de laatste standaarden. Daarnaast willen we meer op basis van risico’s gaan sturen en introduceren we in 2021 een eerste stap naar riskbased sturing. Voordat we beginnen met processen die (risicovolle) persoonsgegevens verwerken starten we met het uitvoeren van een Data Protection Impact Analyse Assesement (DPIA). Ook bij aanpassingen of wijzigingen binnen deze processen voeren we een DPIA uit.

We treffen voorbereidingen op verschillende nieuwe wet- en regelgeving. Vanaf het boekjaar 2021 is het college van B&W verplicht een verklaring inzake de rechtmatigheid van de bestede middelen af te geven bij de jaarrekening. De externe accountant controleert deze rechtmatigheidsverantwoording op getrouwheid. In 2020 hebben we al een pilot opgestart om de organisatie voor te bereiden op de nieuwe interne controle. Aan de hand van de lessen uit deze pilot, stellen we een definitief intern controleplan op voor 2021. Het college brengen we op die manier in positie om de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening af te geven.

We bereiden ook de implementatie van een gemeentebreed In Controle Statement (ICS) gebaseerd op het COSO-framework voor. Met het ICS verklaart het management dat de afgesproken doelen op een effectieve, efficiënte en rechtmatige manier zijn bereikt. Bij de sector Veiligheid en Bestuur loopt momenteel een pilot om een raamwerk op te zetten voor implementatie in de gemeentebrede management control cyclus. Het uiteindelijke doel is dat ICS een hulpmiddel is voor aansturing van de organisatie in het bereiken van haar doelen op een effectieve, efficiënte en rechtmatige wijze.
Met COBIT worden de processen vastgelegd en beschreven die bijdragen aan het ICS voor de informatievoorziening.

De implementatie van de Omgevingswet vraagt om aanpassingen van onze bedrijfsvoering, waarbij geldt dat de Omgevingswet uitgesteld is. We bereiden ons voor op aansluiting op het Digitaal Stelsel Omgevingswet. Dit geldt ook voor zaakgerichte registratie en bewaken dat we voldoen aan bewaartermijnen van de Archiefwet. De Omgevingswet vraagt ook om een intensievere digitale samenwerking met keten- en uitvoeringspartners. We maken afspraken met onze partners, om te zorgen dat informatie beschikbaar en benaderbaar is. Ook passen we waar nodig processen aan bij heffingen, zodat deze voldoen aan de nieuwe wettelijke eisen. Bovenal ligt er voor de gemeente een opgave om onze inwoners op een goede wijze te informeren over de toepassing van de nieuwe wetgeving. Het Klant Contact Centrum treft voorbereidingen om onze inwoners direct antwoord te kunnen geven op vragen via onze kanalen (telefoon, chat, e-mail en het Inwonersplein).

De afgelopen jaren is in onze organisatie de basis gelegd om op een adequate wijze om te gaan met de bescherming van persoonsgegevens. De digitale transformatie en het daarbij blijven voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming vraagt de komende jaren om extra inzet. We hebben specifiek oog voor de aandachtsgebieden die de Autoriteit Persoonsgegevens recent heeft geformuleerd, met name wat betreft omgang met data. We groeien op die manier toe naar een volwassenheidsniveau waar de AVG van uitgaat.
Daar hoort ook de implementatie van DPIA’s bij. Deze implementatie hiervan wordt voortgezet, waarbij geldt dat het aantal DPIA’s oploopt met de beschikbare middelen.

Onze gemeentelijke organisatie kent drie kernwaarden: samenwerking, vertrouwen en eigenaarschap. Hierdoor ontwikkelen we een cultuur waarin we resultaatafspraken maken en we elkaar hier op aanspreken. De organisatievisie Richting Eindhoven vormt hier de basis voor en geeft deze verder vorm aan de hand van de drie pijlers: duidelijkheid over sturing en opdrachtgeverschap, wendbare organisatie en investeren in medewerkers.

We moderniseren onze eigen bedrijfsvoering én we faciliteren bij het ontwikkelen naar een toekomstbestendige organisatie. We zorgen ook dat bedrijfsvoering werkt volgens de gemeentebrede uitgangspunten voor sturing en inrichting, in lijn met onze organisatievisie. Het is onverminderd onze ambitie om in de komende jaren in te zetten op inclusief werkgeverschap. Omdat we een voorbeeldfunctie hebben en omdat we weten dat diversiteit bijdraagt aan betere oplossingen voor de vraagstukken waar we aan werken.

Voor de gemeentelijke huisvesting geldt dat onze behoefte door de coronacrisis drastisch is veranderd. Onze medewerkers zijn in 2020 grotendeels gaan thuiswerken. We zijn onze kantoorgebouwen minder en anders gaan benutten. Het is aannemelijk dat deze trend zich voortzet. We zien tegelijk ook dat de behoefte blijft bestaan om samen te komen. Door deze nieuwe omstandigheden is het noodzakelijk om in 2021 de inrichting van onze gebouwen aan te passen. We onderzoeken hoe we het beste tegemoet kunnen komen aan de nieuwe omstandigheden en welke mogelijkheden er zijn voor verdere verbetering van onze bestaande huisvesting. Op basis daarvan onderscheiden we scenario’s over hoe onze kantoren op een andere wijze te benutten. Daarbij kijken we ook naar mogelijke kansen om op een meer efficiënte manier met onze kantoorgebouwen om te gaan.

Het ziekteverzuim binnen onze organisatie hebben we in de afgelopen jaren zo weten terug te dringen, dat we behoren tot het beste kwartiel van de 100.000+ gemeenten (excl. G4) gekregen. Dit houden we vast en we investeren in de vitaliteit van onze medewerkers. Door trainingen, die wij in onze digitale leeromgeving aanbieden, zorgen wij dat collega’s hun kennis vergroten en vaardigheden verder ontwikkelen. Bijvoorbeeld op gebied van procesmatig werken, digitale vaardigheden en politiek-bestuurlijke sensitiviteit . Door een leiderschapsprogramma stimuleren we de leidinggevende capaciteiten van onze (toekomstige) leidinggevenden. Het leiderschaps-DNA zal aansluiten op de organisatievisie en extra aandacht geven aan het sturen op afstand aangezien de verbinding met medewerkers niet alleen meer in een kantooromgeving kan en zal plaatsvinden.
We zorgen er tevens onverminderd voor dat studenten een stageplaats binnen onze organisatie vinden.

In het afgelopen jaar zijn verder veel van onze P&O-processen gestandaardiseerd en gedigitaliseerd. Deze ingeslagen weg vervolgen we in 2021.

Een organisatiebreed onderzoek naar onze financiële functie heeft geleid tot verschillende aanbevelingen voor structurele verbetering. De resultaten van dit onderzoek zijn vertaald in een nieuwe visie op de financiële functie en een uitvoeringsprogramma. De activiteiten van het programma zorgen voor een vereenvoudiging van de administratie, het werken aan de hand van centrale kaders, duidelijke rollen en verantwoordelijkheden en heldere processen. De implementatie van het programma vindt plaats tot en met 2022.  
De aanbevelingen uit het onderzoek benutten we ook voor de modernisering van onze financiële administratie. De voorspelbaarheid van het jaarrekeningresultaat verbeteren we door te zorgen voor helder maandelijks inzicht in onze financiële gegevens. Ook de doorontwikkeling van onze financiële kaders en richtlijnen vraagt aandacht, met name vanwege verscherpte toepassing en aangescherpte BBV-regels. We bereiden ook de aanbesteding van een nieuw financieel IT-systeem voor, dat naast de vervanging van het huidige systeem ook beter kan aansluiten op veranderingen in de financiële sector en verantwoordingscyclus.

De verdere professionalisering van de inkoopfunctie is in 2021 een aandachtsgebied. Daarnaast zal conform het nieuwe inkoopbeleid extra aandacht besteed gaan worden aan maatschappelijk verantwoord inkopen met daarin ook meer specifieke aandacht voor inclusiviteit en diversiteit. Een stuurgroep Inkoop zal onder leiding van de Chief Procurement Officer de ontwikkeling van inkoop en contractmanagement monitoren. Ook ontwikkelen we een gemeentebrede academie voor inkoop en contractmanagement. Hiermee bevorderen we de taakvolwassenheid van onze inkopers. In 2021 geven we ook een impuls aan monitoring en sturing van onze inkopen aan de hand van diverse systemen.

We vergroten in 2021 de zichtbaarheid van wat we in de stad realiseren, van ons stadsbestuur en de gemeenteraad, ook in deze veranderde tijden. Dit doen we onder andere via perscontacten, eigen communicatiemiddelen, interactie op sociale media, werkbezoeken, contacten met inwoners en partners. We richten ons op ‘buiten naar binnen brengen’ en vice versa. Eén van de effecten van de coronacrisis is dat we elkaar vaker digitaal treffen. Dat geldt ook voor onze participatieprocessen, waarmee we druk aan het experimenteren zijn. We zorgen als organisatie ook voor digitale toegankelijkheid. Eindhoven.nl voldoet aan de wet digitoegankelijkheid (waarmerk: Drempelvrij) en we blijven investeren om nieuwe webpagina’s toegankelijk te maken voor mensen met een beperking.
We leggen ook nog meer nadruk op de communicatieve organisatie. Dit doen we bijvoorbeeld door ambtenaren te trainen helder te communiceren én door een online module beschikbaar te stellen waarmee een brief direct gecontroleerd wordt op duidelijkheid (inclusief tips om de brief duidelijker te maken). Daarnaast blijven we onduidelijke brieven herschrijven. We investeren in beeldcommunicatie en zetten vaker video, foto en infographics in voor communicatie en interactie.